شرکت فناوری اطلاعات و ارتباطات فـرانـوین

بررسی لزوم الکترونیک کردن بایگانی اسناد

بدون تردید هر سازمانی (دولتی یا غیردولتی) سوابق خود را مدیریت می کند. نکته اصلی, انتخاب سامانه ای کارا با قابلیت پاسخگویی به نیازهای عملیاتی - اجرایی ادارات و یا سازمانهاست. نیاز به اطلاعات و دانش چگونه به کار گرفتن اطلاعات, از جمله ضرورت هایی است که هر مدیری, در هر سطحی, برای بهتر انجام دادن وظایف اجرایی خود نیازمند آن است. این در حالیست که بایگانی سنتی معضلاتی در ارتباط با بایگانی این اسناد پدید می آورد که از آن جمله می توان به موارد ذیل اشاره نمود :

• استهلاک و آسیب سند به مرور زمان و بر اثر استفاده مکرر ، شرایط نگهداری نامناسب و یا اثرات محیطی
• عدم امنیت فیزیکی بایگانی و امکان دسترسی افراد غیر مجاز به اسناد و مدارک
• بایگانی  اصولان احتیاج ه فضای زیادی دارد و با توجه به قیمت ملک و کمبود فضای فیزیکی، بایگانی هزینه بسیار زیادی به سازمان تحمیل می کند.
• هزینه های نیروی انسانی در مراکز بایگانی

علاوه برموارد ذکر شده ، نگهداری اسناد به شیوه سنتی ، مشکلات دیگری نظیر :

• دسترسی و جستجوی زمان بر
• عدم وجود گزارشات مناسب از وضعیت مراجعات به یک سند
• کنترل وضعیت اسناد و حذف اسناد زائد از سیستم
• ...

نیز ایجاد می کند.
این موارد و مشکلات دیگر بایگانی های سنتی باعث شده است ادارات، سازمان ها و صاحبان صنايع مختلف براي سهولت بازيابي اطلاعات موجود و مورد احتياج در اين مستندات به فکر ايجاد يک پايگاه داده مناسب و بهره‌گيري از فرم‌هاي مختلف براي مکانيزه نمودن سيستم مديريت مستندات خود باشند. آنچه که هم‌اکنون با وجود سيستم‌هاي متفاوت و حجم بالاي مستندات در هر سازمان مطرح مي‌شود، يافتن راه‌حلي براي نگه داري و بازيابي اسناد و مدارک موجود در هر سازمان مي‌باشد، از این رو مفهوم"بایگانی الکترونیک” به عنوان پایگاه اطلاعاتی مناسب جهت ذخیره‌سازی، محافظت و امکان دسترسی همیشگی و امن به اسناد الکترونیک مطرح می شود.

جهت اجرا و استفاده از بایگانی الکترونیکی ابتدا باید نسبت به نیاز سازمان، پرونده‌ها آماده‌سازی گردیده و سپس تمامی آنها توسط نرم‌افزار مخصوص اسکن شوند؛ پس از اسکن پرونده‌ها و مرتب سازی فیزیکی آنها می‌توان با استفاده از نرم‌افزارهای بایگانی الکترونیکی ، دسترسی سریع، آسان و همزمان کاربران را فراهم نمود.