دوستدار محيط زيست! بايگانی ديجيتالی
امروزه بیشتر شركتهای بزرگ و كوچك از همكاری مدیران فناوری در جهت ارتقای كیفیت كارها و افزایش بهرهوری كمك میگیرند. مدیر فناوری در یك شركت یا سازمان قادر است با ارائه راهكارهای مفید، حجم كار نیروی انسانی را كاهش دهد، بر دقت و سرعت انجام امور بیفزاید و هزینههای مصرفی را نیز پایین بیاورد. ما نیز این مقاله میخواهیم مثل یك مدیر فناوری، شما را با نرمافزار قدرتمند آرشیوال آشنا كنیم تا با به كارگیری آن از تمام مزایایی كه ایدهها و راهكارهای یك مدیرفناوری پیش روی شما قرار میدهد، بهرهمند شوید.
بایگانی بدون كاغذ
شاید به نظر خیلی از كاربران استفاده نكردن از كاغذ در بایگانی اسناد و مدارك توسط شركتها و سازمانها مسأله مهمینباشد، اما اگر سری به سازمانهای بزرگ همچون سازمان تأمین اجتماعی، ثبت احوال و حتی روزنامههای كثیرالانتشار بزنید متوجه میشوید كه مصرف كاغذ در این سازمانها چقدر زیاد است و به مرور زمان نیز بایگانی این كاغذها، دسترسی به آنها و پیدا كردن یك سندخاص در میان حجم انبوهی از كاغذ، چقدر سخت و دشوار است!
اگر چنین ذهنیتی داشته باشید و هزینههای خرید و نگهداری كاغذ را نیز در نظر بگیرید، متوجه میشوید كه چرا این روزها در سراسر دنیا صحبت از بایگانی دیجیتال است و شركتهای بزرگ هزینههای بسیار زیادی را صرف قطع سیستم بایگانی كاغذی و حركت به سوی بایگانی دیجیتال میكنند، چرا كه بازگشت سرمایهای كه جهت راهاندازی این كار خرج میشود، تضمین شده است!
نرمافزارهای زیادی برای انجام این كار طراحی شده است كه هر یك قابلیتهای مختلفی را در اختیار شما قرار میدهد. برخی از این نرمافزارها نیز یك اتوماسیون هستند كه البته با توجه به امكاناتشان هزینه تهیه آنها نیز افزایش مییابد. یكی از این نرمافزارها كه امكانات بسیار مناسبی را در خود جای داده است و میتوان آن را به عنوان یك نرمافزار كامل به شمار آورد، برنامه قدرتمند آرشیوال Archival است.
این نرمافزار با روش كار بسیار ساده، كاربران خانگی، شركتها و سازمانها را قادر میسازد تا بسادگی و در مدت زمانی كوتاه سیستم بایگانی كاغذی خود را به بایگانی دیجیتال عاری از كاغذ تبدیل كنند. به كمك این برنامه میتوانید اسناد خود را بسرعت اسكن و آنها را دستهبندی (آرشیو) كنید و در نهایت نیز به مدیریت آنها بپردازید.
كابینتهای الكترونیك
یكی از مهمترین مواردی كه هنگام بایگانی اطلاعات باید در نظر گرفته شود، چگونگی دسترسی به اطلاعات در مواقع مختلف است. این نرمافزار نیز با بهرهمندی از كابینتهای الكترونیك خود، برای شما این امكان را فراهم میكند تا براحتی اسناد و مدارك خود را آرشیو كنید تا در كوتاهترین زمان ممكن نیز آنها را بیابید. همچنین نرم افزار آرشیوال دارای یک جستجوی پیشرفته جهت دسترسی سریع تر به هزاران سند الکترونیکی است.
كاغذ را فراموش كنید!
چنانچه به استفاده از این نرمافزار علاقهمند شدهاید و قصد دارید بایگانی سنتی خود را به بایگانی دیجیتال تغییر دهید، میتوانید همین حالا با مراجعه به این لینك درخواست خود را برای کارشناسان فنی شرکت ارسال کنید.
